Пресконференциите са медийни събития. Те са предназначени или да получат положително отразяване в пресата на съобщение от вашата организация, може би на нова политика, продукт или услуга, или да ограничат негативното отразяване на проблем или бедствие.
Пресконференциите са за разлика от всяка друга възможност за представяне и последиците могат да бъдат сериозни, ако объркате, така че си струва да разберете как да ги управлявате добре.
Има много начини да получите медийно отразяване. Пресконференция трябва да се използва само при три обстоятелства:
Пресконференциите отнемат доста организиране и не са лесни за управление събития. Следователно искате да задържите един само когато имате наистина големи новини за комуникация и искате да ги разнесете пред голяма аудитория възможно най-бързо.
Никой журналист, който си струва солта, няма да се превърне в пресконференция, ако новината вече е излязла. Трябва да са „нови“ новини. Единственото изключение е, ако отговаряте на бедствие, но дори и тогава пресконференцията трябва да е първият път, когато сте дали официален отговор, или трябва да имате нещо ново, което да споделите с медиите.
Ако никой не пита, вероятно никой не иска да знае и пресата няма да се появи на вашата пресконференция. Времето за провеждане на пресконференция е, когато не можете да управлявате телефоните, защото толкова много журналисти търсят информация.
По-големите организации може да имат пресцентър, чиято работа е да организира пресконференции и да ви съветва за това.
Ако не, има няколко области за разглеждане:
24-часовите новини по-скоро промениха пейзажа на пресконференциите, но все пак си струва да си припомним, че новинарските организации може да се насочват към определени телевизионни слотове.
Пресконференцията в средата на сутринта ви дава най-добрия шанс да ударите някой от тези слотове. Обикновено средата на седмицата също се счита за по-добра, тъй като е по-тиха за новини.
Не е нужно да ходите навсякъде, за да проведете пресконференция.
Залата за срещи ще свърши работа, при условие че има подходяща „горна маса“ и достатъчно място за пресата. Но ако все пак отидете другаде, не забравяйте да посетите, за да проверите дали мястото е подходящо, а също така се уверете, че имате „план Б“, в случай че има проблем.
Ако ти сиреагиране на бедствие, може би е добра идея да сте на мястото на проблема. Ако не друго, това ще покаже, че вашият най-добър екип е на място, а не на 500 мили.
Важното е, че до вашето място е лесно да стигнат медиите, а също така е снабдено с цялото необходимо оборудване за тях.
Искате професионално озвучително оборудване, така че ако е необходимо, го наемете от PR компания, която може да ви посъветва какво ще ви трябва.
Също така се уверете, че имате техник, който може да разреши всички проблеми. Най-малкото ще ви трябват микрофони, така че всеки да чува какво говорят високоговорителите ви.
Също така може да бъде полезно да заснемете събитието на видео, само в случай че актуалните новини другаде означават, че някои прес екипи не присъстват. Също така се уверете, че има силен сигнал от мобилен телефон и Wi-Fi връзка, като кодът за достъп е свободно достъпен.
Ще трябва да предоставите папка с информация, включително aсъобщение за пресата, подробности за присъстващите на пресконференцията, цитати от висши мениджъри в организацията и всички партньори, които можете да убедите да кажат нещо положително, плюс подробности за всякакви планове. Включете и уебсайт с допълнителна информация.
Трябва да помислите кой да присъства. Кой е най-добрият от вашата организация?
Изберете хора с висока надеждност, които ще могат да говорят добре и ясно, включително в отговор на въпроси.
Трябва ли да включите и представители на заинтересовани организации? Ще говорят ли или просто ще бъдат на разположение да отговарят на въпроси и да дават интервюта след това?
В идеалния случай искате само един или двама оратори, но се уверете, че всеки присъстващ може да остане да дава интервюта за медиите след това, тъй като това ще гарантира, че всеки журналист, който се отклони, може да се появи късно и все пак да разбере историята.
Уверете се, че зоната зад високоговорителите ви е празна и / или има логото на организацията ви.
Не искате вашите високоговорители да се показват по телевизията с тръби, очевидно стърчащи от главите им, или нещо разсейващо да се случва отзад. Ако е възможно, включете подробности за уебсайта на вашата организация на фона и / или на подиума или на масата.
Помислете за използването на модератор за стартиране на събитието, например, въвеждане на говорители и насочване на въпросите към съответния човек. Можете например да привлечете опитен пиар на умерен или дори приятелски настроен журналист.
Звучи очевидно, но не забравяйте да уведомите местната и, ако е приложимо, националната преса, че провеждате пресконференция!
Тук трябва да разгледате две основни области: представяне на вашата информация и отговаряне на въпроси.
Тук наистина има само едно важно правило: дръжте го кратко.
Кажете какво трябва да кажете и след това спрете. Ако имате повече от един говорител, информирайте всеки, за да направите три до пет точки, за не повече от около три до пет минути. Цялата пресконференция трябва да продължи не повече от 45 минути, включително въпроси.
Направетенеизползвайте PowerPoint или други визуални средства.
Съсредоточете се върху историята, която искате да разкажете. Журналистите са заети хора: ако можете да им разкажете история, която те могат да използват, това значително улеснява живота им. Това прави по-вероятно те да не търсят друг ъгъл, а ще използват този, който сте им дали.
Ако не им разкажете история, те ще намерят своя и може да не ви хареса.
Това е може би най-трудната част от управлението на пресконференция, защото не знаете какво ще излезе.
Подгответе се възможно най-много, като разработите това, което може да бъде зададено, и подготвите добър отговор на всеки труден въпрос. Добра идея е да практикувате с някой, който се представя за журналисти. Ако на пресконференцията говори повече от един човек, предварително се уговорете кой ще отговори на кой тип въпрос.
Уверете се също, че модераторът ви е нащрек за въпроси, които са извън обхвата на пресконференцията, особено ако са враждебни. Те трябва да са готови да скочат и да кажат нещо като:
„Боя се, че този въпрос е извън обхвата ни днес. Би ли искал някой да зададе въпрос относно материала, който сме обсъждали? '
Пазете се от журналисти, които ви изкушават да използвате определени фрази, като ви „заразяват“.Те може да искат цитати, които могат да използват извън контекста, защото те правят страхотни заглавия.
Пример: Инфекциозен текст
На събитие за обучение по управление на пресата екип от студенти се преструваше, че е бордът на голяма верига супермаркети, провеждащ пресконференция. Един журналист каза:
Можете ли да ни кажете повече за тази отровена храна, която е намерена в един от вашите магазини?
Групата се спогледаха ужасени. В брифинга за упражнението не се споменава отровена храна и всъщност просто журналистът играеше игри, за да види какво ще се случи. Един от тях проговори.
Не допускаме никаква отровена храна.
Веднага щом го каза, тя разбра, че е била изловена. Цитат извън контекста и заглавие на вестника на следващия ден, ако това беше истинска пресконференция.
Пресконференциите около лоши новини, и особено инциденти или бедствия, са специален случай. Вижте нашата страница наКризисни комуникацииза още.
Добра идея е да се свържете с местни и национални екипи за новини, за да сте сигурни, че са получили всичко необходимо.
Особено ако през деня е имало друго събитие и някои прес екипи не са стигнали до вашата пресконференция, обадете се и ги уведомете, че имате запис, и изпратете медиен комплект по имейл. Те може да са в състояние да използват част от него, дори ако не са били там. Можете също така да предложите да организирате интервюта с участниците по-късно, ако е необходимо.
Също така е добра практика да споделяте отразяване на новини сами, чрез социалните медии и собствения си уебсайт, за максимална публичност, а също и да преглеждате пресконференцията си и резултатите от нея, за да видите какво можете да научите от нея.
Продължете към:
Кризисни комуникации: Управление на пресата и връзките с обществеността около бедствията
Самопрезентация в презентации