Бихте си помислили, че бизнес писането винаги е внимателно изработено, но истината е, че често се греши с правописни грешки, неправилно използвани думи и граматични неточности. Добрата новина е, че можете лесно да подобрите писането на вашия бизнес с няколко лесни стъпки.
Често нашето писане страда, защото е неподходящо. Пишем объркани имейли, форматираме отчети зле и като цяло не се опитваме да направим читателя на нашето съдържание удобен.
Познаването на целта, на която служи дадено писмо, ви дава усещане за посока. Писането на бизнес отчет трябва да следва определен формат; например имейл в офиса може да бъде кратък и неформален, но имейл за клиент или презентация на PowerPoint трябва да следва указанията за учтивост, яснота и лаконичност. Вашата аудитория трябва да бъде вашият компас; имайки предвид това, което получателят се стреми да научи, стеснява възможните насоки, които трябва да предприеме вашето писане.
Използването на стил, тон и лексика трябва да съответства на вашата аудитория и ситуация. Това не е просто въпрос на целесъобразност и ефективност на съдържанието, става въпрос за вашата гъвкавост да комуникирате адекватно с различни аудитории, да съпреживявате с тях и по този начин да можете да се свързвате на подходяща и ефективна дължина на вълната.
Вижте:Познайте своята аудиторияза повече информация.
Вашето писане организирано ли е по следните основни характеристики и правила?
Прост език- Създайте удобно за читателите съдържание, като избягвате прилагателни, използвайки активния глас и избирате общоизвестни, по-кратки думи. Вашата цел е да съобщите своето мнение възможно най-лесно и възможно най-бързо. Избягвайте „скрити глаголи“, като съзнавате ненужната номинализация; например вместо да кажем: „Бихме искали да бъдемпомощкажете вместо това: „Бихме искалисъдействиети.' Второто изречение е по-ефективно и удобно за клиентите, защото е директно, ефективно и разбираемо.
Лаконичност и краткост- Бизнес писането трябва да е кратко. Вашата аудитория няма лукса да разглежда множество страници с отчети, за да получи информацията, която търси. Уважавайте времето на вашите получатели; те трябва да имат лесен достъп до важна информация. Можете да постигнете това, когато:
Разграничаване на мнението от фактите- Тези два аспекта на комуникацията трябва да бъдат ясно разделени при писането на бизнес. Уверете се, че читателят може да каже със сигурност, когато нещо е факт или просто вашата гледна точка. По този начин ще избегнете недоразумения и ще запазите двусмислието си при писане.
Обслужване на цел- Всяка част от бизнес комуникацията трябва да служи на ясна цел. Постарайте се да не се отклонявате от тази цел. Ако изпращате имейл до колега с последващ имейл относно дължим отчет, не включвайте три други несвързани заявки в същия имейл.
Всяко писмо трябва да бъде правилно форматирано, за да се постигне максимална ефективност. Използвайте заглавия, точки в точки, номериране и други функции за форматиране (смело,курсив, различни цветове), за да се гарантира, че читателят може да преглежда и сканира лесно с вашия текст. Но не прекалявайте! Твърде много разсейващи визуални елементи отклоняват фокуса от вашето съобщение.
Това се отнася за всички видове писане. Независимо дали става въпрос за имейл, отчет или презентация, форматирането помага на писането ви да стане ясно и удобно за потребителя. Когато е възможно, заменете текста с визуални презентации, графики или диаграми.
Първият ви проект не трябва да бъде крайният ви продукт. Особено ако говорим за бизнес предложение или отчет, от решаващо значение е да го прегледате и редактирате няколко пъти, докато не създадете уважавана версия.
Полагането на толкова много работа при създаването на професионално писмено произведение трябва да завърши с щателна корекция.
Уверете се, че сте проверили за синтактични, граматически и типографски грешки. Ако не можете да прочетете собственото си произведение, нека го пречете някой друг, за да се уверите, че има поток и четливост и че няма неудобни грешки.
Можете също така да го стартирате чрез онлайн проверка на правописа, за да уловите често срещани граматически грешки и правописни грешки, но не забравяйте, че проверките на правописа не могат да открият контекстуални правописни грешки (напр. Ако грешно написаната дума е правилно написана различна дума, като тяхната / те, приемам / освен, надясно / пиша, тук / чувам). Правописните грешки могат да бъдат избегнати най-добре чрез подобряване на вашите правописни умения с помощта на софтуер като7 заклинание.
Като сте наясно с често грешно написани думи или граматически слабости, които имате, ще ви помогне да предвидите и да предотвратите тяхното разваляне на писането.
Това е рядко подчертаван аспект на бизнес писането. Не е достатъчно да познавате аудиторията си и какво искат от вас. От решаващо значение е също така да знаете различните смислови слоеве, които вашето писане предава.
Изборът на думи, структурата на изреченията, гледните точки и изразите разкриват повече, отколкото мислите за вашето отношение и перспектива за това, за което пишете.
Отношението „Вие“ е аспект на бизнес писането, който си струва да се обмисли. Предполага, че вашето писане трябва да възприема гледната точка на читателя, а не вашата. Приемайки перспективата на получателя, е по-вероятно да предизвикате положителни отговори. Когато читателят е фокусна точка, тогава те са по-склонни да помогнат, подкрепят, участват или действат в това, което ги помолите. Отношението към Вас по-често мотивира читателя да действа в желаната от вас посока, кара ви да изглеждате по-надеждни и насърчава атмосферата на добро чувство
Може да изглежда много работа, но си струва да се съсредоточите върху тези пет точки и да усъвършенствате уменията си за писане на бизнес. Ползите от това са много; ще ви бъде по-лесно да съобщавате мислите си и хората по-вероятно ще разберат и обмислят вашите идеи.
Продължете към:
Как да напиша бизнес казус
Бизнес езикови умения